Ein Lastenheft schreiben, ohne Entwickler zu sein

Angebote werden ungenau, wenn die Anfrage ungenau ist. Das liegt selten an fehlendem Fachwissen auf Auftraggeberseite. Meistens fehlen ein paar Angaben, die niemand für wichtig gehalten hat.

Die drei Sätze, die am meisten helfen

Wenn sonst nichts in der Anfrage steht, dann bitte diese drei:

1. Wer benutzt das, und wie viele davon? "Zwölf Mitarbeitende im Innendienst" führt zu einem völlig anderen System als "unsere rund 4.000 Kunden".
2. Was passiert heute stattdessen? Der bestehende Weg (auch wenn er aus einer Tabelle und drei Telefonaten besteht) ist die genaueste Beschreibung der Anforderung, die es gibt.
3. Woran würden Sie merken, dass es funktioniert hat? Diese Antwort trennt das Nötige vom Wünschenswerten.

Was noch hineingehört

• Bestehende Systeme, mit denen gesprochen werden muss: Warenwirtschaft, Buchhaltung, Zeiterfassung. Schnittstellen sind fast immer der Teil, der länger dauert als geplant.
• Datenmengen und Herkunft. Gibt es Altdaten, die übernommen werden müssen? In welchem Zustand sind sie?
• Rollen und Rechte. Wer darf sehen, wer darf ändern, wer darf freigeben?
• Termine mit Grund. "Bis zur Messe im September" ist eine brauchbare Angabe. "So schnell wie möglich" ist keine.
• Der Rahmen. Eine Größenordnung genügt. Sie ist keine Verhandlungsposition, sondern die Information, die bestimmt, ob wir über eine Erweiterung oder eine Neuentwicklung sprechen.

Was man weglassen darf

Technische Vorgaben, für die es keinen Grund gibt. Wenn im Betrieb bereits eine bestimmte Datenbank läuft und betreut wird, ist das eine sinnvolle Vorgabe. Eine Technologie, die jemand in einem Artikel gelesen hat, engt nur ein.

Ebenso: fertig ausformulierte Lösungen. Ein beschriebenes Problem lässt Spielraum für einen einfacheren Weg. Eine beschriebene Lösung nicht.

Ein brauchbares Gerüst

Eine Anfrage über eine Seite reicht in den meisten Fällen:

• Ausgangslage: was heute passiert, und was daran stört
• Ziel: woran der Erfolg erkennbar wäre
• Nutzer: wer, wie viele, mit welchem Vorwissen
• Umsysteme: was angebunden werden muss
• Rahmen: Termin, Budgetgrößenordnung, harte Vorgaben
• Offene Fragen: was Sie selbst noch nicht wissen

Der letzte Punkt ist der wertvollste. Eine Anfrage, die offene Fragen benennt, führt zu einem ehrlicheren Angebot als eine, die Sicherheit vortäuscht.